Wirtualne kasy fiskalne i e-paragony – nowe wyzwanie dla sprzedawców.
2024-09-27
Zarządzanie gotówką w firmie to aspekt, który wymaga szczególnej uwagi i odpowiednich procedur. Nawet jeśli ilość gotówki w firmie nie jest duża, niezbędne jest dobre zabezpieczenie jej i minimalizacja ryzyka kradzieży. Obecnie na rynku nowoczesne technologie oferują różne metody ochrony, niemniej jednak wciąż najbardziej skutecznym rozwiązaniem pozostaje stosowanie sejfów lub innych urządzeń przeznaczonych do przechowywania środków pieniężnych. O tym jak bezpiecznie zarządzać gotówką w firmie i jakie wyzwania się z tym wiążą dowiesz się z naszego artykułu.
Zarządzenie gotówką w firmie to ważny aspekt, który wymaga starannego zabezpieczenia i dokładnych procedur postępowania. Nawet jeśli ilość gotówki w firmie nie jest duża, konieczne jest zadbanie o jej bezpieczeństwo i zminimalizowanie ryzyka kradzieży. Najnowsze technologie oferują różne metody ochrony, jednak jednym z najskuteczniejszych rozwiązań jest stosowanie sejfów lub innych urządzeń służących do przechowywania środków pieniężnych, takich jak sejfy, kasy czy kasetki metalowe.
Aktem prawnym regulującym sprawę zabezpieczania gotówki w firmie jest Obwieszczenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 maja 2016 r. oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne. Przepisy wymagają od przedsiębiorców użycia odpowiednich zabezpieczeń technicznych, urządzeń do przechowywania pieniędzy oraz różnych środków ochrony nakładów finansowych znajdujących się w firmie. Szczegółowe dane dotyczące gotówki w firmie (np. tabele dotyczące limitów wartości nakładów gotówki przechowywanej w firmie) są zawarte w załączniku do rozporządzenia. Akty prawne określają również rodzaje urządzeń, ich klasy odporności oraz inne systemy stosowane w zabezpieczaniu oraz przechowywaniu gotówki w firmach.
Niestosowanie się do przepisów dotyczących zabezpieczenia mienia może skutkować karą grzywny, a w skrajnych przypadkach karą ograniczenia wolności do lat 2. Ponadto przedsiębiorstwo, które nie zachowało należytej staranności nie ma możliwości zaliczenia tej straty do kosztów podatkowych.
Przechowywanie i transport gotówki
Bezpieczne przechowywanie gotówki w firmie wiąże się z przestrzeganiem następujących zasad:
Bezpieczeństwo fizyczne: miejsce przechowywania gotówki powinno być bezpieczne i trudno dostępne dla osób postronnych. Sprawdzą się tu takie rozwiązania jak: sejfy, kasy pancerne czy specjalne szafy do przechowywania gotówki.
Dokładność i kontrola: ważne jest regularne sprawdzanie stanu gotówki i prowadzenie bieżących zapisów.
Rozdzielenie obowiązków: aby uniknąć ryzyka nadużyć, można zastosować zasadę rozdzielania obowiązków dotyczących obiegu i przechowywania gotówki w firmie. Za przechowywanie, liczenie i dokumentowanie są odpowiedzialne różne osoby.
Ograniczenie dostępu: dla bezpieczeństwa środków pieniężnych w firmie powinny być wyznaczone odpowiednie osoby, które będą miały dostęp do sejfu lub kasy.
Zabezpieczenia techniczne: aby zwiększyć bezpieczeństwo warto zainwestować w systemy alarmowe, monitoring i inne nowoczesne technologie zwiększające bezpieczeństwo przechowywania gotówki. Oprócz sejfów warto zainwestować w systemy alarmowe, monitoring i inne technologie zwiększające bezpieczeństwo.
Istotną kwestią w przypadku posiadania środków pieniężnych w gotówce jest jej transport. W razie konieczności transportu gotówki wskazane jest wynajęcie firmy zajmującej się konwojowaniem gotówki, która działa zgodnie z przepisami prawa. Usługi takie świadczą agencje ochrony mienia i osób i dysponują wyspecjalizowanymi pracownikami i odpowiednim zapleczem technicznym. Wybierając firmę do transportu gotówki warto mieć na uwadze następujące kwestie:
- Doświadczenie - warto zwrócić uwagę na to, jak długo firma funkcjonuje na rynku i czy dysponuje wyspecjalizowanymi pracownikami
- Potencjał logistyczny - ważne jest czy firma dysponuje odpowiednimi pojazdami i infrastrukturą do bezpiecznego transportu gotówki
- System lokalizacji GPS – warto upewnić się, czy pojazdy używane do transportu gotówki są wyposażone w satelitarny system lokalizacji GPS żeby mieć możliwość śledzenia przewożonych środków pieniężnych.
W przypadku, gdy przedsiębiorstwo nie ma obowiązku prawnego korzystania z usług firmy zewnętrznej, co oznacza, że wartość przewożonych środków pieniężnych nie przekracza 0,2 jednostki rozliczeniowej, którą stanowi 120-krotność przeciętnego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, musi ono opracować wewnętrzne procedury transportu gotówki. Wewnętrzne rozporządzenia dotyczące transportu wydaje osoba odpowiedzialna za zarządzanie firmą, np. prezes. Osoba taka ma obowiązek zapewnić pracownikowi transportującemu gotówkę bezpieczeństwo, zaplecze techniczne i ochronę.
W sukurs problemom związanym z zarządzaniem gotówką w sieciach handlowych wychodzą nowoczesne rozwiązania do wpłacania gotówki w placówkach handlowych lub oddziałach firmy. Służą do tego dedykowane wpłatomaty, która sprawdzają autentyczność banknotów przy wpłacie, a następnie księgują gotówkę natychmiastowo na koncie bankowym. Z chwilą wpłaty w takim bankomacie odpowiedzialność za przechowanie i bezpieczny transport gotówki spada na bank. Takie rozwiązania ograniczają częstotliwość przyjazdów firmy ochroniarskiej do placówki, co przekłada się na niższy koszt zarządzana gotówką. Natomiast integracja wpłatomatów z systemem kasowym pozwala na pełne śledzenie pieniędzy od kasety pieniężnej kasjera do wpłaty do banku. To zaś pozwala na śledzenie całej drogi gotówki w systemie GreenStore i ogranicza możliwości nadużyć np. opóźnionych wpłat do kasy tj. brania nieautoryzowanych pożyczek w kasie przez pracowników.
Obieg gotówki w firmie – problemy
Mimo rozwoju technologii i coraz większej popularności płatności bezgotówkowych gotówka wciąż pozostaje ważnym środkiem płatniczym. Niestety korzystając z gotówki w przedsiębiorstwie można spotkać się z różnego rodzaju oszustwami, takimi jak:
- anulowanie paragonów i stornowanie pozycji na kasie lub POSie – nieuczciwi pracownicy mogą manipulować kasą fiskalną (anulować paragony lub stornować pozycje na kasie) aby ukryć nielegalne działania. Aby zminimalizować takie działania należy na bieżąco monitorować sprzedaż i zwracać uwagę na różnice między stanem kasy a faktycznymi transakcjami. Nasz system GreenPOS umożliwia bieżący nadzór nad stornowaniem lub anulowaniem paragonów przez udostępnienie zarządzającym szczegółowych raportów, uwzględniających anomalie na kasach.
- niewydawanie paragonów klientom – celowe działanie pracowników, aby uniknąć opodatkowania lub ukryć nieprawidłowości. Ważna jest edukacja personelu na temat konsekwencji niewydawania paragonów. Należy również regularnie sprawdzać, czy paragony są wydawane.
- wymuszanie napiwków - niektórzy pracownicy próbują w sposób nieuczciwy wymuszać napiwki od klientów, sugerując im niższą jakość obsługi. Dla przedsiębiorcy kluczowe jest ustalenie jasnych reguł dotyczących napiwków i reagowanie na sygnały nieprawidłowości w tym obszarze.
Korzystanie z gotówki w przedsiębiorstwie rodzi problem autentyczności banknotów. Sprawdzanie tego jest bardzo ważne i możliwe przy użyciu poniższych metod i technologii:
- Testery banknotów - analizują kluczowe cechy zabezpieczeń współczesnych banknotów, potrafią w ciągu ułamka sekundy określić, czy banknot jest autentyczny. Wybór testerów jest na rynku jest dość szeroki, od prostych ultrafioletowych po automatyczne, weryfikujące banknoty według siedmiu najważniejszych cech zabezpieczeń.
- Wizualna inspekcja – to sprawdzenie banknotu pod kątem znaków wodnych, hologramów, mikrodruku i innych cech charakterystycznych dla danej waluty.
- Porównanie ze wzorcem – sprawdzenie autentyczności banknotu pod kątem dotykowym i wzrokowym. Sprawdza się fakturę banknotu (wypukłości, faktura powierzchni) oraz jego cechy charakterystyczne (portret, symbole, grafiki, napisy, hologramy, mikrodruk, znaki wodne).
- Aplikacje mobilne - dzięki nim za pomocą smartfonu można sprawdzić autentyczność banknotu, taką aplikację wprowadził dla polskich banknotów NBP (NBP Safe).
Wypłaty gotówki z kasy
W Polsce kwestia wypłat gotówkowych na potrzeby faktur i innych płatności jest regulowana przepisami prawa. Wartość jednorazowych transakcji gotówkowych między przedsiębiorcami nie może przekroczyć kwoty 15 000 zł brutto. W przypadku, gdy wysokość faktury przekracza tę kwotę płatność musi być przeprowadzona bezgotówkowo.
W przypadku dokonywania płatności gotówkowych na fakturze musi znaleźć się potwierdzenie otrzymania gotówki w odpowiedniej kwocie, a przedsiębiorstwo powinno prowadzić raport kasowy, który zawiera informacje o wpłatach i wypłatach gotówki.
Firmy mogą zdecydować się na płatności gotówkowe również w przypadku zakupu materiałów czy płatności za usługi. Podobnie jak w przypadku transakcji między przedsiębiorcami, wartość jednorazowej transakcji podlega limitowi 15 000 zł brutto.
Korzystając z możliwości płatności gotówkowych ważne jest by wypłaty gotówki z kasy były zrównoważone i przebiegały w oparciu o harmonogram płatności faktur, co pozwoli uniknąć niedoborów gotówki. Pojawia się tu też kwestia bezpieczeństwa gotówki, wypłaty z kasy powinny być dokonywane zgodnie z wewnętrznymi procedurami i zabezpieczeniami.
W przedsiębiorstwach kasy funkcjonują według następujących zasad:
- Kasjer przyjmuje gotówkę wydając druk KP (kasa przyjmie), wydaje natomiast w oparciu o druk KW (kasa wyda)
- Operacje gotówkowe muszą mieć potwierdzenie w oryginalnych dokumentach, w przypadku faktur i rozliczeń powinno się na nich znaleźć potwierdzenie otrzymania gotówki
- Przedsiębiorstwo powinno regularnie sporządzać raporty kasowe, za których przygotowanie odpowiedzialna jest osoba prowadząca kasę. Raporty powinny zawierać zestawienie operacji kasowych, faktur, rachunków i dowodów wpłat
- Przynajmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola stanu kasy. Kontrola ta musi być potwierdzona protokołem.
Wpłata gotówki na konto bankowe
W przypadku zgromadzenia większej ilości gotówki w firmie pojawia się często konieczność wpłacenia jej na konto bankowe. Odbiór gotówki z kasy jest prostym procesem i opiera się o wypełnienie druku KW.
Dokonując wpłaty na konto bankowe przedsiębiorstwa pojawia się kilka opcji:
- Wpłata w oddziale banku – jest to dość czasochłonna sposób ze względu na kolejki w bankach i konieczność dostosowania się do godzin otwarcia banków.
- Wpłatomaty - umożliwiają samodzielne wpłacenie gotówki do banku bez konieczności wizyty w oddziale. Niektóre banki wprowadziły miesięczny limit wpłat.
Wpłata gotówki na konto bankowe wiąże się z prowizją CIT, jest to opłata pobierana za obsługę operacji finansowych związanych z wpłatami na konto. Jej wysokość jest ustalana przez bank.
Dokonując wpłaty gotówki na konto bankowe ważne jest by zadbać o bezpieczeństwo transportu środków. Warto rozważyć wsparcie firmy mającej uprawnienia do transportu gotówki.
