Narzędzia przekazywania wiedzy w firmie.
2024-09-25
7 popularnych aplikacji lojalnościowych na rynku polskim
2024-09-25
Jakie są najczęstsze problemy z tym związane? Jakie są możliwości automatyzacji procesu obiegu pieniądza?
Obieg pieniądza jest dla przedsiębiorcy kluczowym aspektem w zarządzaniu finansami firmy. Obejmuje on różne etapy: zakup towarów, sprzedaż, regulowanie zobowiązań i otrzymywanie wpływów.
Najistotniejsze kwestie związane z obiegiem pieniądza to:
Cykl konwersji gotówki:
To czas od zakupu towarów do uzyskania wpływów z ich sprzedaży, czyli czas, który mija od momentu wydania pieniędzy na zakup towarów do momentu ich sprzedaży i otrzymania za nie płatności.
Cykl ten składa się z trzech głównych elementów:
- Cykl zapasów: Okres od zakupu towarów do ich sprzedaży. Najkorzystniej dla firmy jest, gdy ten czas jest jak najkrótszy, zmniejsza to ryzyko przeterminowania zapasów.
- Cykl należności: okres oczekiwania na zapłatę za sprzedane towary. Istotne jest, żeby ten cykl był jak najkrótszy, żeby uniknąć problemów z płynnością finansową.
- Cykl zobowiązań: okres, w którym firma musi uregulować swoje zobowiązania wobec dostawców i innych podmiotów. Najkorzystniejsze dla firmy jest wydłużenie tego okresu.
Płatności gotówkowe i bezgotówkowe:
Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość regulowania swoich zobowiązań zarówno gotówką (fizyczny obrót pieniędzmi w formie banknotów i monet), jak i w sposób bezgotówkowy dokonywany elektronicznie (kartą płatniczą lub przelewem).
W przypadku fizycznego obrotu gotówką ważne jest, by pamiętać, że od 1 stycznia 2024 roku limit płatności gotówkowych w transakcjach między przedsiębiorcami wynosi 15 000 zł brutto. Przekroczenie tego limitu wymaga dokonania płatności bezgotówkowej.
Tu należy podkreślić, że nie można odmówić klientowi płatności gotówką, jeżeli mieści się on w limicie.
Ewidencja sprzedaży i kasa fiskalna:
Przedsiębiorcy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kas fiskalnych. Należy umożliwić konsumentom płatność bez użycia gotówki, np. kartą płatniczą.
Odpowiednia ewidencja pomaga śledzić obieg pieniądza, kontrolować płynność finansową i unikać nieprawidłowości. Dlatego tak ważne jest, by przedsiębiorcy dbali o optymalizację procesów związanych z płatnościami, by mogli uniknąć problemów z płynnością i zapewnić sprawną działalność firmy.
Jakie są zatem najczęstsze problemy związane z obiegiem pieniądza?
Problemy dotyczące obiegu pieniądza w firmie wiążą się głównie z dokumentacją, co może skutkować następującymi konsekwencjami:
- opóźnione płatności z powodu zablokowanych dokumentów finansowych mogą prowadzić do niezapłaconych faktur i przekroczenia terminów realizacji zleceń. Dlatego bardzo ważne jest wprowadzenie właściwych procedur i archiwizacji dokumentów
- niesprawny obieg dokumentów powoduje spore straty czasowe, konieczność przepisywania danych z papierowych dokumentów obniża produktywność pracowników. Rozwiązaniem byłoby tu wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.
- brak jasnych procedur generuje problemy komunikacyjne między pracownikami, trudno jest jasno określić kto odpowiada za konkretne koszty czy zadania. Tutaj również rozwiązaniem byłoby wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, aby ułatwić śledzenie procesów i odpowiedzialności w firmie.
Biorąc pod uwagę, że nowe technologie znacznie usprawniają działanie przedsiębiorstw, warto rozważyć automatyzację procesu obiegu pieniądza. Podstawowymi zaletami takiej automatyzacji są:
- zwiększona efektywność pracy: automatyzacja przyspiesza procesy biznesowe i eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów, co pozwala na bardziej produktywne wykorzystanie czasu pracowników
- redukcja błędów: systemy automatyzacji minimalizują ryzyko pomyłek ludzkich, co przyczynia się do dokładniejszej ewidencji finansowej.
- poprawa bezpieczeństwa danych: cyfrowe przechowywanie dokumentów i kontrola dostępu z różnych lokalizacji zwiększa bezpieczeństwo informacji i minimalizuje ryzyko utraty lub nieuprawnionego dostępu do danych finansowych.
- szybsza obsługa klienta: procesy płatności i rozliczeń są bardziej efektywne, klienci otrzymują szybsze potwierdzenia transakcji i faktur
- oszczędność czasu i kosztów: automatyzacja minimalizuje potrzebę angażowania pracowników w ręczne zadania, dzięki czemu firma nie traci pieniędzy na niedziałające procesy, a powtarzalne czynności dzieją się automatycznie.
Jakie są narzędzia do automatyzacji obiegu pieniędzy?
System elektronicznego obiegu dokumentów - umożliwia przechowywanie, przetwarzanie, wyszukiwanie i wymianę dokumentów w formie cyfrowej. Usprawnia również zarządzanie informacją, zwiększa efektywność pracy i redukuje koszty związane z dokumentacją.
Cashflow (sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych) - jest kluczowym elementem sprawozdania finansowego firmy. Podsumowuje przepływ gotówki, uwzględniając źródła dochodów i sposób rozdysponowania pieniędzy.
Wskaźniki KPI (Key Performance Indicators) - pomagają ocenić efektywność działań związanych z obiegiem pieniędzy. Przykłady:
- Cash Conversion Cycle (CCC) - cykl konwersji gotówki. Jest to bardzo ważny wskaźnik, dzięki któremu firma może określić, ile dni przedsiębiorstwo potrzebuje na przekształcenie zapasów w gotówkę. Wartość CCC jest zależy od takich wskaźników jak czas ścisłej pracy (np. Procesu produkcji) Jest to bardzo ważny wskaźnik, który określa, ile dni potrzebuje przedsiębiorstwo, by przekształcić zapasy w gotówkę. Jego wartość jest uzależniona od czasu ścisłej pracy (np. procesu produkcji) oraz czasu potrzebnego na spłatę długów. Dla firmy najkorzystniej jest, gdy wskaźnik CCC jest jak najkrótszy.
- Debtors Days - wskaźnik rotacji należności w dniach. Jest to wskaźnik określający, ile dni potrzebują klienci danej firmy na opłacenie swoich zobowiązań względem niej. W przypadku tego wskaźnika jest podobnie jak ze wskaźnikiem CCC – im jest niższy, tym korzystniejszy dla firmy, oznacza to bowiem dobry przepływ gotówki w firmie.
- Inventory Turnover - wskaźnik rotacji zapasów. Określa jak szybko przedsiębiorstwo przekształca zapasy w gotówkę, daje obraz popytu na określone towary, co pozwala określić jak zarządzać produktami w przedsiębiorstwie, które np. wycofać z asortymentu ze względu na niską rentowność. W przypadku tego wskaźnika najkorzystniej dla firmy jest, gdy jest on wysoki – oznacza to, że firma szybko przekształca zapasy w gotówkę.
- Free Cash Flow - przepływ wolnej gotówki. Wskaźnik ten określa jak wiele pieniędzy zostaje w firmie po pokryciu wszystkich kosztów operacyjnych, podatków oraz wydatków inwestycyjnych. Im wyższy wskaźnik tym lepiej dla firmy, oznacza to bowiem, że firma jest w stanie generować dodatkowe pieniądze.
- Operating Cashflow Ratio - współczynnik przepływów operacyjnych. Wskaźnik ten określa, ile pieniędzy firma generuje z działań biznesowych przy uwzględnieniu kosztów operacyjnych. Pozwala ocenić efektywność działań biznesowych firmy. Im wyższy wskaźnik tym lepiej.
Automatyzacja obiegu gotówki może początkowo wymagać inwestycji finansowej. Koszty obejmują zakup odpowiedniego oprogramowania, szkolenie pracowników i dostosowanie procesów. Te wydatki są jednak jednorazowe, a korzyści z automatyzacji z pewnością w dłuższej perspektywie przewyższą jej koszty i usprawnią działanie firmy.
